Contenu de l'article
- Quel est l'intérêt d'une GED pour un expert-comptable ?
- Besoin du cabinet d'expert comptable
- Usage de la GED au cabinet
- Quelles sont les fonctionnalités attendues d'une GED ?
- Fonctionnalités
- Logiciel en SaaS ou serveur
- Comment choisir et déployer sa GED au sein du cabinet ?
- Procédure de sélection
- Mise en place
- Optimiser l'usage
- Quelles sont les principales GED pour experts comptables ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) peut être très stratégique pour un cabinet d'expertise comptable. Elle peut améliorer l'efficacité et la productivité de l'entreprise en permettant un accès rapide et facile aux documents comptables. Dans cet article, nous allons présenter l'intérêt d'un logiciel de GED pour les experts comptables.
Quel est l'intérêt d'une GED pour un expert-comptable ?
Besoin du cabinet d'expert comptable
La gestion des documents est une tâche essentielle pour les experts comptables. Ils doivent souvent traiter de nombreux types de documents pour un grand nombre de clients et les conserver de manière organisée et sécurisée. Le cabinet conserve les documents de sa production comptable, mais aussi des documents juridiques, sociaux ou de gestion. Ces documents sont sensibles, nombreux, complexes et peuvent être utilisés à tout moment par les collaborateurs du cabinet.
C'est là qu'un outil de Gestion Électronique de Documents (GED) prend tout son intérêt en modernisant l’exploitation des documents au sein du cabinet.
Usage de la GED au cabinet
Cette solution GED permet de numériser, de classer et de stocker tous les documents du cabinet d'expert-comptable dans un logiciel collaboratif. Cela signifie qu'il est possible pour un collaborateur de retrouver facilement n'importe quel document. Qu'il s'agisse d'un document comptable, d'un contrat ou d'une facture, il retrouve le fichier en tapant quelques mots-clés dans la barre de recherche ou en filtrant par un attribut. Cela peut non seulement aider à gagner du temps, mais également à éviter les erreurs et à améliorer la productivité de l'expert-comptable, tout en garantissant un archivage digital dans le temps.
Quelles sont les fonctionnalités attendues d'une GED ?
Fonctionnalités
Voici une liste de ce qui est attendu d'une GED moderne :
- Numérisation et archivage de documents : C'est évident mais elle doit permettre d'intégrer et archiver tous vos documents de manière centralisée et sécurisée.
- Recherche de documents : Retrouver facilement un document en utilisant des mots-clés de recherche, mais surtout via une recherche Full Text qui doit permettre de chercher dans le contenu et les métadonnées du document.
- Gestion des versions : Suivre les différentes versions d'un document et de conserver un historique des modifications apportées (horodatage, collaborateur concerné et possibilité de revenir en arrière).
- Partage de documents : Partager des documents avec avec des tiers, en leur donnant accès à des documents ou sections spécifiques. Le partage peut se faire via un portail dédié.
- Gestion des droits d'accès : Gérer les droits d'accès des utilisateurs avec des règles à la fois globales mais qui peuvent être adaptées selon les dossiers.
- Notification : Envoyer des notifications aux utilisateurs lorsqu'un nouveau document est ajouté ou modifié selon des règles paramétrables.
- Collaboration en temps réel : Collaborer sur des documents en temps réel, ce qui permet de travailler de manière plus efficace et de réduire les erreurs. On pense notamment au document Word ou Excel, ou l’annotation et le partage.
- Intégration avec d'autres outils : L'alimenter avec les productions de votre outils comptables, juridiques ou de paie. La piloter avec votre outil de Gestion Interne. Tout dépend de votre écosystème de logiciels, mais c'est un point fondamental.
- Mise à disposition pour vos clients : Soit la GED permet de donner un accès à vos clients, soit elle s’interconnecte avec votre portail client (notre guide sur les portails clients pour experts comptables), pour que vos clients y accèdent de manière sécurisée et claire.
- Sécurité : Sécuriser vos données et respecter les réglementations en matière de protection des données. Elle doit pouvoir être configurée pour protéger les données sensibles grâce à des contrôles d'accès et à du chiffrement.
Il est important de noter que les fonctionnalités attendues dépendront de vos besoins et donc nécessaire que vous réfléchissiez en amont à vos besoins métiers lors de votre recherche.
Logiciel en SaaS ou serveur
Il existe deux principaux types de solutions de GED : en mode SAAS (Software as a Service) ou sur serveur.
- Les solutions en mode SAAS sont hébergées en ligne et peuvent être accessibles depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile avec une connexion Internet. Elles sont généralement plus faciles à mettre en place et à utiliser, mais elles peuvent être moins flexibles et vous avez moins de contrôle sur vos données que les solutions sur serveur.
- Les solutions sur serveur, quant à elles, sont installées sur un serveur interne (ou chez votre hébergeur) de l'entreprise et sont généralement plus coûteuses à mettre en place et à entretenir. Elles offrent cependant une plus grande flexibilité et vous restez en contrôle vos données, ce qui est un point important étant donné les données sensibles traitées.
Comment choisir et déployer sa GED au sein du cabinet ?
Procédure de sélection
Il est important de choisir un logiciel qui répond aux besoins de l'expert-comptable et de son entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à avoir en tête lors de la recherche :
- Découvrir les solutions du marché : Renseignez-vous sur les meilleures solutions du marché. Pour ça vous pouvez utiliser notre liste dédiée aux experts comptables.
- Exprimer votre besoin : Faites une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin et assurez-vous que le logiciel y réponde.
- Tester la solution : Mettez-vous à la place de vos collaborateurs. Cette liste de possibilité peut être belle sur le papier, mais le principal est qu'elles soient utilisées (et utiles) par vos collaborateurs. L'outil doit être simple et moderne d'utilisation.
- Budgetiser le déploiement : Estimez et comparez les coûts à long terme, notamment les frais de mise en place (aussi bien les coûts directs de l’éditeur mais aussi les moyens humains en interne à allouer) et les coûts d'entretien. Estimez-vos frais de stockage et le coût par collaborateur, ce qui peut cependant être plus compliqué à estimer sur une solution hébergée chez vous.
- Consulter les avis : Retrouvez les avis et témoignages d'autres utilisateurs pour avoir une idée de la qualité du logiciel. Demandez à l’éditeur des références d’autres cabinets similaires aux votre utilisant la solution.
Mise en place
- Structure des données : Cela implique la définition d'une arborescence de dossiers et les différents types de données que l'on souhaite stocker. Il faudra aussi déterminer comment ces données seront liées les unes aux autres.
- Import et indexation : Cela peut impliquer la numérisation de documents papiers et la migration de données depuis d'autres systèmes. Il faudra que alimenter les métadonnées associées à chaque document (année d’exercice, type de document, etc.).
- Mise en place des droits : Déterminer les rôles et autorisations associées à chaque collaborateur et instaurer différents niveaux de confidentialité selon les types de documents.
- Mise à disposition des pièces aux clients : Déterminer la façon dont les documents seront partagés avec les clients. Que vous passiez par un portail client dédié (notre guide sur les portails clients pour experts comptables) ou une ouverture de votre GED, l’essentiel réside dans bien cadrer les documents que vous souhaitez mettre à disposition de vos clients, et les droits associés.
Optimiser l'usage
Une fois le choix fait, voici quelques idées pour optimiser l'utilisation au sein du cabinet :
- Formation du personnel : Assurez-vous que tous les membres de l'équipe sont formés correctement à son utilisation. Un référent digital est essentiel pour piloter ces sujets.
- Mise en place de workflows : Utilisez la pour mettre en place des workflows de gestion de documents afin de gérer de manière plus efficace les processus de l'entreprise.
- Intégration avec d'autres outils : Assurez-vous qu'elle est bien intégrée avec tous les outils du cabinet pour une meilleure efficacité. Mettez les éditeurs en relation si besoin pour vous aider.
- Suivi de l'utilisation : Utilisez des outils de suivi pour comprendre comment elle est utilisée et identifier les opportunités d'amélioration.
En fin de compte, le choix dépend de vos besoins et de votre budget. Il n'y a pas de solution parfaites pour tous les cabinets. Il est recommandé de faire une liste de vos critères de sélection et de comparer les différentes options disponibles pour trouver celle qui convient le mieux à vos besoins.
Quelles sont les principales GED pour experts comptables ?
Chez Cabinet Digital, nous avons sélectionné les principales solutions utilisées par les cabinets d’expertise comptable dans une liste complète et indépendante.
- GED Expert : Solution de GED pour experts-comptables de l'éditeur ACD.
- Everial : GED métier en SAAS pour Experts-Comptables.
- IsaGED : GED métier interconnectée aux solutions Agiris.
- Sharepoint : Solution de GED totalement intégré aux outils de la suite Microsoft.
- GED Windows : Solution de stockage des documents du cabinet sur écosystème Windows.
- Zeendoc GED : GED pour experts-comptables permettant de dématerialiser les factures fournisseurs.
- Welyb : Portail client avec un GED et une gestion interne aux couleurs du cabinet.
- Visiativ : GED métier (ex MoovApps/Novaxel) sur serveur ou en SAAS.
- Illinks : Solution de GED en SAAS pour les experts-comptables.
- Teogest : Solution comptable française 100 % SaaS.
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