Signature électronique

Les 5 meilleures solutions de signature électronique pour experts comptables et PME

Signature électronique pour un expert-comptable : signer, faire signer et sceller

La signature électronique permet à une personne d'apposer son accord sur un document de manière électronique. Elle diffère de la signature numérisée, qui consiste simplement à scanner une signature manuscrite.

Pour les experts-comptables, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour la gestion des documents électroniques. Elle garantit l'authenticité et l'identité du signataire, ainsi que l'intégrité et la non-répudiation du document signé. De plus, elle facilite l'intégration dans les processus digitaux et l'automatisation de l'envoi et du suivi des documents. Elle est notamment utilisée pour faire signer et sceller les lettres de mission ou les bulletins de paie, mais elle peut (et doit) être utilisée pour tout type de document nécessitant une signature.

Les tarifs de signature électronique couvrent généralement largement les frais d'envoi et les processus plus lourds associés au format papier. Le client est alerté par email lorsque l'action est requise. Intégrée aux principaux outils métiers du cabinet, la signature électronique permet également de dématérialiser et d'automatiser ce flux. Du point de vue du client, l'utilisation de ce procédé est devenue un standard, et il est donc attendu que ce processus soit en place.

Recours à un prestataire qualifié

Il est impératif de faire appel à un prestataire de services de confiance qualifié, référencé par l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI). Le certificat de signature qualifié, conçu par une autorité de certification, est délivré par une autorité d'enregistrement.

Procédure générale de signature électronique

Pour signer un document électronique, voici les étapes à suivre :

  1. Ouvrir son logiciel et sélectionner le format de signature désiré.
  2. Sélectionner le document à signer.
  3. Choisir son certificat de signature.
  4. Saisir le mot de passe de son certificat électronique et valider.

Les exigences et procédures de contrôle varient selon l’utilisation. Dans le cadre du marché public, la signature électronique doit être conforme aux exigences du règlement eIDAS et reposer sur un certificat qualifié.

Formats de signature

Les experts-comptables peuvent choisir parmi plusieurs formats de signature électronique, selon leurs besoins :

  • PAdES : utilisé pour les documents PDF.
  • XAdES : destiné aux documents XML.
  • CAdES : utilisé pour des cas avancés de données.

Information importante :
La signature électronique n'est pas nécessairement visible dans le document signé. Bien que les éditeurs continuent parfois de l'ajouter au bas du document pour ne pas perturber l'utilisateur, cela n’a pas de véritable intérêt, car la signature électronique reste valide et sécurisée, même sans cette indication visible.

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