Les 13 meilleures solutions de gestion interne pour experts comptables Gestion interne

Le choix d'un bon logiciel de gestion interne pour les experts-comptables est crucial car il permet de centraliser et de gérer efficacement les informations clients, d'automatiser des processus tels que la facturation, de piloter d'autres outils. La digitalisation de la profession comptable rend nécessaire une bonne gestion des données du cabinet.

Dans cet article, nous allons explorer les fonctionnalités clés à rechercher, les questions à se poser lors de la sélection et présenter une liste de logiciels populaires pour faciliter votre choix.

Quelles sont les fonctionnalités attendues ?

Les fonctionnalités de l'outil devront permettre de gérer la relation avec votre client de bout en bout :

1. Gestion commerciale des prospects pour anticiper et développer votre croissance.
2. Devis en ligne pour accélérer la transformation de vos prospects en clients et éviter les pertes.
3. Génération automatique de la lettre de mission avec l'ajout d'une signature électronique pour digitaliser le process.
4. Facturation de vos clients sous format factur-X pour montrer l'exemple à vos clients !
5. Suivi des encaissements pour alerter des écarts et retards de paiement.
6. Suivi du temps réel passé par vos équipes sur les missions et remontées d'indicateurs de pilotage pour détecter les missions non rentables et avoir un plan de charge.
7. Gestion de la relation client par e-mail en faisant des communications en masse ciblées et personnalisées, ou envoyer des rappels automatiques.

Il pourra venir s'adosser à un logiciel de CRM pour la partie prospection pour sécuriser votre chiffre d'affaires présent et futur.

Quelles questions se poser lors de la sélection ?

Accessibilité

Il est important que le logiciel soit facile de prise en main pour les utilisateurs du cabinet, afin que les collaborateurs du cabinet puissent profiter de toutes les fonctionnalités proposées sans avoir à consacrer beaucoup de temps à la formation, et que les process réfléchis soient réellement appliqués par les équipes.

La saisie des temps ou la gestion des notes de frais sont des tâches peu appréciées par vos collaborateurs.

Un outil moderne, ayant des fonctionnalités permettant d’automatiser certaines de ces tâches et agréable à utiliser pour vos équipes, permettra de rendre plus efficaces vos équipes.

De plus, vos collaborateurs sont aussi de plus en plus en télétravail, les données se doivent d’être facilement accessible. L’outil permet aux collaborateurs de communiquer efficacement et optimiser leur planning.

Ouverture aux autre logiciels

La solution doit être ouverte aux solutions du marché pour ne pas vous enfermer sur l’écosystème de l’éditeur. Privilégiez une solution proposant de riches interconnexions. Si votre gestion interne devient centrale, alors elle devra être interconnectée à vos autres outils d’aujourd’hui et demain.

La sécurité des données est un enjeu crucial, il est donc central que la solution soit capable de protéger les données sensibles de vos clients qui seront centralisés dans cet outil.

Contrôle de vos données

Le cabinet d'expertise comptable doit maitriser tous les processus administratifs et de gestion interne, de manière directe ou indirecte.

Mais la question de savoir si l'ensemble des fonctionnalités doivent être unifié dans une même solution est un choix qui vous appartient. Il y a des avantages et inconvénients à chaque choix.

Il faut se poser la question de la souveraineté que vous avez sur les données. Que se passe-t-il si demain vous souhaitez changer de solution de gestion interne ? Permet-elle de migrer vos données rapidement et sans surcoût ?

L’outil doit rendre plus efficace vos process de gestion de votre cabinet et améliorer son pilotage donc, mais vous devez garder le contrôle sur vos données.

Automatisation

L’outil doit automatiser votre facturation, avec la génération de factur-x, pour que l'expert comptable montre l’exemple à ses clients dans cette transition vers la facture électronique.

Il doit aussi permettre de gérer et allouer automatiquement les ressources de votre cabinet vers les bonnes missions (avec des tableaux de bord par exemple), afin en gagner en rentabilité et d'avoir une réelle gestion des temps.

Ainsi, votre solution doit avoir l’adhésion, être interconnecté à vos outils métier actuels ou futurs, et automatiser au maximum la gestion de votre cabinet pour gagner en productivité.

Comment le choisir et déployer dans le cabinet ?

Recueillir le besoin

Votre processus de recherche et sélection d'un outil de gestion interne doit être cadré, le choix ne doit pas être aléatoire et se baser sur des fait arbitraires.

On pourrait vous recommander de bien suivre ces étapes :

1. Renseignez-vous sur les meilleures solutions du marché. Pour ça vous pouvez utiliser notre liste dédiée aux experts comptables.
2. Établir une liste des fonctionnalités nécessaires et des tâches à automatiser
3. Évaluer les coûts associés à la mise en place et à l'utilisation du logiciel (formation de vos équipes, migration des données, interconnexion avec l'existant)
4. Vérifier la compatibilité du logiciel avec les autres outils utilisés par le cabinet
5. S'assurer que le logiciel est facile à utiliser et à apprendre pour les utilisateurs : demandez à avoir un accès pour tester l'outil !
6. Prendre en compte la sécurité des données et la possibilité de récupération en cas de problème

Mise en place au sein du cabinet

La mise en place d'un peut nécessiter un investissement initial conséquent. Surtout pour ce type de logiciel où il sera important de former les équipes avec des tâches administratives à bien l'utiliser et le mettre à jour.

Mettez en place aussi des bonnes pratiques quant à la gestion des données et leur importance, ainsi que de faire ressortir des indicateurs d'utilisation pour découvrir l'usage.

Avoir un référent digital dans votre équipe serait un plus, qui pourrait être impliqué et responsabilisé dans le processus de sélection, apporterait un gage d'une utilisation efficace.

Points clés à retenir

• Les fonctionnalités attendues : gestion de la relation client, automatisation de la facturation, suivi du temps passé par les équipes, interconnexion avec un logiciel de CRM.
• Les questions à se poser lors de la sélection : accessibilité, compatibilité avec d'autres logiciels, contrôle des données, automatisation et sécurité des données.
• Comment choisir et déployer un logiciel de gestion interne : recueillir les besoins, évaluer les coûts, vérifier la compatibilité, s'assurer de la facilité d'utilisation et de la sécurité, et mettre en place des bonnes pratiques pour l'utilisation du logiciel.